ENG:   Where and when will it take place?

In Albacete, Spain, from 9th (arrival day + excursion) to 12th of September 2013. After it, on 13th there will be touristic excursions to Toledo, Cuenca and other beautiful cities. It takes place in the middle of September fair in Albacete (7th to 17th) which attracts half a million people in a city of 150,000 inhabitants. Good fun 24h/day. This is the first year of organization, if it is successful, EMAD will be organized each year.

 

How much does it cost and what does the registration cover?

  • It costs 450 € for early registration (see Table 1 for other dates). We don’t have any subsidies to organize the meeting, so that the registration has to cover:
  • Renting the conference halls for 4 days.
  • 3 meals of high quality in one of the best hotels in Albacete (lunches on the 10th, 11th, and 12th of September), Hotel Florida (http://www.hotelflorida.es/).
  • The visit on the 9th to Chinchilla castle and fiestas of Moorish & Christians (18-02:00h). Only if interested people (confirmations) rise above 30.
  • The visit on the 11th to Alcalá del Júcar (village + castle + caves of the devil).
  • The visit on the 12th to deer farm of Univ. Castilla-La Mancha and a game estate nearby.
  • The farewell concert of classical music on the 12th night. Only if interested people (confirmations) rise above 30.
  • The visit to Toledo on the 13th (after EMAD is finished) is NOT included (30 €/person).
  • For accompanying persons the cost is 125 € (VAT included) only if the accompanying person will require the meals and visits.
  • Cost for companies: contact Tomas.Landete@uclm.es to ask the price for a 2 x 3 m space in the hall.
  • The penalty for refund starts from 10% if done early, but rises to 100% if done in September. No penalty will be applied if the organization is the cause for refund.

 

Table 1. Summary of Registration Fees according to deadline. Depending upon the official institutuion that ends up organizing the EMAD, the VAT may be 21% or 0% (most likely 0%).

 

1st April -1st July

1st -31st July

1st August or later

Early registration

450 €

 

 

Late registration

-

500 €

525 €

Accompanying person

125 €

125 €

150 €

Penalty for refund

10%

33%

50%

(100% 1st Sept)

 

What registration does NOT cover.

  • Hotel accommodation (we provide a list of the hotels in Albacete that answer in English by e-mail). We recommend to book as early as possible all of them (all the hotels of the city will be full about 2 months before the start of the fair), and if possible, it is more comfortable to book the hotel of the conference (Hotel FLORIDA: http://www.hotelflorida.es/). In this during feria cost per night goes from 80-100 €.
  • Dinners. We also give a list of restaurants, but attendants will soon realize that the best option by far is to go to the premises of the fair of Albacete, full of possibilities for dinner and drinks from 3 to 30 €/person.
  • Visits to the most beautiful city of our region on the 13th-S (Toledo).
  • Transport to the city of Albacete and anything not stated above as covered by the registration.

RUSS:  

Где и когда она состоится?

  • В Альбасете, Испания, с 9 сентября (день заезда + экскурсия) по 12 сентября 2013. После этого, 13 сентября будут туристические экскурсии в Толедо, Куэнку и другие прекрасные города. В середине сентября в Альбасете проходит праздник (с 7 по 17 сентября), который привлекает полмиллиона людей в город с населением в 150000 жителей. Праздник не прекращается ни днем ни ночью. Это первый год, когда мы организуем такую встречу по оленям, и если она будет успешной, EMADбудут организовывать каждый год.

 

Какова сумма оргвзноса и что она покрывает?

  • Сумма составляет 450 Евро плюс налог на добавленную стоимость (VAT) для ранней регистрации (смотри Таблицу 1 для регистрации в более поздние сроки). У нас нет субсидий для организации этой встречи, так что регистрация должна покрывать:
  • 3 приема с высококачественной едой в конференционном отеле, одном из лучших отелей в Альбасете (обеды 10, 11, и 12 сентября) (HotelFlorida: http://www.hotelflorida.es/).
  • Аренду залов для проведении конференции в течение 4 дней.
  • Наем персонала для обслуживания встречи.
  • 9-го сентября: посещение замка города Шиншилла и ночного карнавала в Каудете "Мавры и Христиане" (с 18:00 до 02:00 часов). Только если число заинтересованных в этой экскурсии превысит 30 персон (нужно подтвердить свое желание.)
  • 11-го сентября: посещение Алькалы-аль-Хукар: селения, замка и пещерного лабиринта под названием "Пещера дьявола", по прозвищу владельца этих апартаментов, с террасой и фантастическим видом на горное ущелье с поющими стрижами.
  • 12-го сентября: посещение оленьей фермы университета Кастилья-Ла-Манча и расположенного неподалеку охотхозяйства.
  • 12-го сентября вечером: прощальный концерт классической музыки. В том случае, если число заинтересованных в концерте будет больше 30 персон (нужно подтвердить свое желание).
  • Для сопровождающих персон расходы составят 125 Евро, только если для сопровождающих персон требуется еда и экскурсии 9-12 сентября.
  • Аренда торговых мест: контактируете с Tomas.Landete@uclm.esдля запроса расценок на пространство 2 x 3 м в холле.
  • В случае раннего отказа от участия уплаченная сумма возвращается за вычетом 10%, но в случае более позднего отказа процент невозврата возрастает и к сентябрю составляет 100%. Суммавозвращаетсяполностью, еслинеучастиевозникло по вине организаторов.

 

Таблица 1. Величина оргвзноса в зависимости от даты оплаты. В зависимости от организации, которая возьмется за организацию EMAD, VAT может составить 21% или 0%.

 

С1апреля по 1 июля

С 1 июля по 31 июля

1 августа и позднее

Ранняя регистрация

450 Евро

 

 

Поздняя регистрация

-

500 Евро

525 Евро

Сопровождающая персона

125 Евро

125 Евро

150 €

Невозвращаемый процент при отказе от участия

10%

33%

50%

(100% с1-го сентября)


Что НЕ покрывает регистрация.

  • Проживание в отеле (мы предоставим список отелей в Альбасете, где отвечают по-английски на е-мейлы). Мы рекомендуем бронировать отели как можно раньше (все места в отелях города будут забронированы уже за 2 месяца до праздника), и если возможно, то удобнее всего бронировать тот отель, где будет проходить конференция (HotelFLORIDA: http://www.hotelflorida.es/)). Цена за ночь от 42 до 80 Евро и выше.
  • Ужины. Мы также предоставим список ресторанов, но участники скоро оценят преимущество еды на празднике в Альбасете, где можно найти прекрасный выбор блюд и напитков от 3 до 30 Евро на человека.
  • Городской транспорт в Альбасете и то, что не входит в список, покрываемый оргвзносом.
  • 13-го сентября (после окончания конференции EMAD): экскурсия в Толедо (оргвзнос эту экскурсию не покрывает, стоимость составляет 30 Евро с человека).

POLK: Gdzie i kiedy?

W Albacete, Hiszpania, od 9 (przyjazd + wycieczka) do 12 września 2013. Po tej części, 13 września będzie jeszcze wycieczka turystyczna do Toledo, Cuenca i innych pięknych miast. Odbywać się to będzie w czasie (7-17 września) największych targów w Albacete, które przyciągają około pół miliona ludzi do miasteczka, gdzie na co dzień mieszka tylko 150 tys. mieszkańców. Zabawa przez 24 godziny na dobę. Jest to pierwszy rok targów dot. jeleni, jeśli nam się udadzą, będziemy organizowali je każdego roku.

Ile to będzie kosztowało i co w to wchodzi?

Przewidywany koszt to 450 € dla tych, którzy zarezerwują się w pierwszym terminie (patrz tabela 1 z terminami). Nie mamy żadnych dopłat do tej imprezy, więc opłaty muszą pokryć:

  • Wynajęcie sal konferencyjnych na 4 dni.
  • Zatrudnienie obsługi targów.
  • 3 posiłki wysokiej jakości w jednym z najlepszych hoteli w Albacete (lunch w dniach 10,11 oraz 12 września)
  • Autokar do zwiedzania w dniu pierwszym: eksperymentalna ferma jeleni na Uniwersytecie Castilla-La Mancha oraz posiadłość łowiecka (zagroda) nieopodal.
  • Bus dowożący uczestników z hotelu na miejsce spotkań oraz z powrotem, kursujący od 7 do 02 w nocy.
  • Dla osób towarzyszących koszt wynosi 125 € (z VAT) w przypadku, jeśli chcą skorzystać z posiłków i zwiedzania w dniu 12 września.
  • Opłata dla firm wystawiających się: kontaktować się proszę z Tomas.Landete@uclm.es w celu pozyskania informacji o koszcie miejsca wystawowego 2 x 3 m w hali.
  • Opłaty rosną w tempie 10% w zależności od terminu wniesienia, osiągając 100% więcej we wrześniu. Nie ma opłat karnych w przypadku zaniedbań ze strony organizatora.

 

Tabela 1. Opłaty w zależności od terminu wpłaty. W zależności do typu firmy obsługującej finalnie całość targów, stawka VAT może być różna, od 21% do 0%. Do 1 lutego.

 

 

 

1 luty-1 kwietnia

1 luty-1 kwietnia

1 kwietnia – 31 lipiec

1 sierpień lub później

Wczesna rejestracja

 

Do uzgodnień e-mailem

450 €

 

 

Późna rejestracja

-

-

500 €

537 €

Osoba towarzysząca

 

-

125 €

(z VAT )

125 €

(z VAT )

150 €

(z VAT )

Kara za zwłokę

brak

10%

33%

50%

(100% 1 września)

ESP: ¿Cuando y donde tendrá lugar?

En Albacete, del 9 (día de llegada + excursión) al 12 de Septiembre de 2013. Después de la reunión, el 13 habrá una excursión turística a Toledo. Se celebra en mitad de la feria de septiembre de Albacete (7 al 17) que atrae a medio millón de turistas en una ciudad de 150.000 habitantes. Diversión 24h/día. Es el primer año de organización, si tiene éxito, el EMAD se organizará cada año.

 

¿Cuanto cuesta y qué cubre la inscripción?

  • Cuesta 450 € para inscripciones más tempranas (ver Tabla 1 para otras fechas). La organización no cuenta con subvenciones para organizar el evento, de modo que la inscripción tiene que cubrir todos los gastos:
  • Alquilar el centro de conferencia durante 4 días.
  • 3 comidas en un restaurante de calidad reconocida, en uno de los mejores hoteles de Albacete (Hotel Florida http://www.hotelflorida.es/; comidas de los días 10, 11, y 12 de Septiembre).
  • La visita del 9-S al castillo y ciudad de Chinchilla y fiestas de Moros y Cristianos de Caudete (18-02:00h). Sólo se realizará si hay más de 30 personas interesadas (confirmándolo en la inscripción).
  • Una visita del 11-S a Alcalá del Júcar (pueblo + Castillo + cuevas del diablo).
  • Una visita el 12-S a la granja experimental de la Univ. Castilla-La Mancha y un coto cercano.
  • El concierto de música clásica de despedida en la noche del 12. Sólo se realizará si hay más de 30 personas interesadas (confirmándolo en la inscripción).
  • La visita a Toledo el 13-S (tras finalizar el EMAD) NO está incluida (30 €/persona).
  • Para acompañantes el coste es de 125 € solo si el acompañante precisa las comidas y las visitas.
  • Para compañías que deseen tener un stand: contactar con Tomas.Landete@uclm.es para pedir el precio de un stand 2 x 3 m.
  • La penalización por anulación empieza en el 10% si se hace pronto, pero llega al 100% si se hace en Septiembre. No se aplica si la causa se debe a los organizadores. El EMAD aspira a mantener la asistencia de españoles por debajo del 33% por que es un encuentro europeo. El límite superior son unos 300 asistentes, retrasar el registro puede fácilmente dejarle fuera.

 

Tabla 1. Resumen de Tasas de Inscripción dependiendo de la fecha. Los precios son sin IVA, aunque según quien organice, el IVA applicable sera probablemente el 0%.

 

1 Abril – 1 Julio

1 -31 Julio

Tras 1 Agosto

Inscripción temprana

450 €

 

 

Inscripción tardía

-

500 €

525 €

Acompañante

125 €

125 €

150 €

Penalización por anulación

0%

33%

50%

(100% tras 1 Sept)

 

Lo que la inscripción NO cubre.

  • Alojamiento en el Hotel (incluiremos una lista de los hoteles de Albacete). Recomendamos reservar lo antes posible en todos los casos (todos los hoteles estarán ocupados unos 2 meses antes de la feria), y si es posible, es más cómodo reservar el hotel donde se hace la reunión (Hotel Florida http://www.hotelflorida.es/).
  • Cenas. Damos una lista de restaurantes, pero los asistentes se darán cuenta pronto de que la mejor opción con diferencia es ir al recinto ferial, llena de posibilidades para cenar desde los 3 a los 30 €/persona.
  • Visita a Toledo el 13-S.
  • Transporte a la ciudad de Albacete y cualquier cosa que no esté mencionada en la sección sobre lo que cubre la inscripción.

FR: Quel coût et que couvre les frais d’enregistrement? -

 

Les frais d’enregistrement sont fixés à 450€ pour une inscription avant le 1er Juillet, 500€ entre les 1er et le 31 Juillet et 525€ ensuite; Le coût pour une personne accompagnante est de 125€. - Accès à la sale de conférence durant les 4 jours de la convention - 3 déjeuners dans un des meilleurs hôtels d’Albacete les 10, 11 et 12 septembre. -

La visite, le 9, du château Chinchilla et la fête de Moorish & Christians si un groupe de 30 personnes peut être constitué. -

La visite, le 11, au village, au château et la cave du diable d’Alacalà del Lùcar. -

La visite, le 12,de la ferme de cervidés de Castilla –La Mancha et d’un parc de chasse. - Un concert de musique classique, le 12 au soir, si 30 personnes peuvent être réunies. -

 Pour les personnes accompagnantes ce programme, avec déjeuners et visites, coûte 125€

 

Qu’est ce que ne couvre pas le coût d’enregistrement? -

 

Les frais d’hôtel: Une liste d’hôtel peut être fournie sur simple demande (en anglais) à l’organisateur. Il est recommandé de réserver au plus tôt car les hôtels sont pleins 2 mois avant la fête d’Albacete.

Il est recommandé de réserver à l’hôtel Florida (http://hotelflorida.es/) où se déroule la conférence (coût d’une nuit entre 80 et 100€). -

Les diners.

Une liste de restaurants peut être fournie sur simple demande à l’organisateur. -

 Le voyage du 13 à Tolède, Cuenca et autres villes du Sud de l’Espagne. -

Un stand de 2m par 3m pour présenter ses produits pour les compagnies intéressées. Contacter l’organisateur pour louer un emplacement.

 

Comment procéder à l’enregistrement?

 

Remplir le bon d’enregistrement, ci-après, et l’envoyer par email. Tomas.Landete@uclm.es ou le photocopier et l’envoyer par courrier et procéder à un virement des frais d’enregistrement sur le compte suivant :

 

Nom de la banque : (Spanish) Bankinter 


Titulaire du compte: EMAD International Scientific Training

Personne faisant le transfert: (Votre nom):

IBAN: ES83 0128 0690 9801 0005 4707 SWIFT: BKBKESMM